CustomGPTs voor BouwUnie (A.I. Opportunity Mapping)

Bouwunie, een toonaangevende organisatie in de bouwsector, had de ambitie om A.I. en automatisering strategisch te integreren in hun werking. Voorafgaand aan de strategische sessies organiseerden we twee praktische workshops om het team te laten kennismaken met A.I.-tools, waaronder ChatGPT. Deze hands-on sessies zorgden ervoor dat medewerkers de mogelijkheden van A.I. konden ervaren en direct toepassen. Daarna brachten we via een strategische workshop in kaart waar A.I. en automatisering de grootste impact konden hebben binnen hun organisatie, per afdeling.

‍

Onze aanpak bestond uit vier stappen:

1. Intakegesprek en vragenlijst
   We startten met een diepgaand gesprek en een vragenlijst om een beter beeld te krijgen van de huidige werking van Bouwunie.
2. Workshops op locatie
   Tijdens interactieve sessies met verschillende teams identificeerden we de grootste pijnpunten en uitdagingen binnen elke afdeling.
3. Individuele gesprekken
   Medewerkers die veel administratieve taken uitvoeren, deelden hun workflow tijdens aparte calls. Hierdoor kregen we waardevolle inzichten in tijdsintensieve processen.
4. Oplossingsvoorstel en implementatie
   We presenteerden concrete oplossingen, waaronder een op maat gemaakte CustomGPT voor de administratieve dienst. Deze tool kan dagelijks Excel-bestanden inlezen, data extraheren, en automatisch PDF-bestanden genereren die naar de juiste klanten worden gestuurd.

‍

De samenwerking resulteerde in duidelijke inzichten en een roadmap voor verdere implementatie van A.I. Bij de administratieve dienst levert de CustomGPT al direct voordelen op: medewerkers besparen 2,5 uur per dag door geautomatiseerde verwerking van klantdata. Hierdoor kan Bouwunie zich focussen op strategische projecten en betere ondersteuning van hun leden.

‍

Hier nog eens in een notendop de case:

Het scenario: elke dag komt er een excel file binnen met 20 kolommen & 100 rijen met informatie over: bedrijven, contactgegevens, opleidingscentra, namen van deelnemers,… uit die excel moet de juiste data gehaald worden, in verschillende pdf files worden gestoken, een bijhorende mail schrijven met de prijzen & natuurlijk zijn er nog altijd wat uitzonderingen waarvoor er een “human in the loop” nodig is.

The user: doet haar werk mega graag & verandering is altijd uitdagend

De ideale oplossing: Power Automate, Zapier,… en klaar is kees. Keerzijde van de medaille? “Wat is dat Power Automate of Zapier” “Gaat dat echt geen fouten maken” “Zal weer duur zijn voor op te zetten”

De tussenoplossing: CustomGPT. De prompt in een notendop:

👉 Stap 1: Je krijgt van ons een Excel file

👉 Stap 2: Je haalt deze 8 kolommen daaruit

👉 Stap 3: Check de knowledge base waar je onze basisstructuur kan vinden en plaats bovenstaande info in die structuur

👉 Stap 4: Zet die om naar verschillende pdf files per klant

Hoeveel tijd hadden we daarvoor nodig om dit te maken:

👉 30 minuten call met de uitleg krijgen van het huidig proces

👉 De transcriptie van de call even in ChatGPT gestoken om het proces uit te schrijven

👉 20 minuten mijn eigen brein eens gebruiken

👉 De rit naar de klant nog eens de call herbeluisteren zodat het er fris in zit

👉 75 minuten naast de klant gezeten en letterlijk stap voor stap opgezet met wat over en weer gechat in de CustomGPT en wat finetuning

‍