Ontdek de verborgen kosten van jouw vergaderingen! (Kostencalculator stappenplan)

Vergaderingen zijn onvermijdelijk. Maar hoe vaak heb je een vergadering bijgewoond en gedacht: "Dit had gewoon een e-mail kunnen zijn"? Elke keer dat medewerkers vastzitten in een onnodige vergadering, gaat kostbare tijd verloren die efficiënter besteed had kunnen worden. Dit vertaalt zich niet direct in uitgaven, maar de indirecte kosten van verloren productiviteit kunnen aanzienlijk zijn.

In dit artikel onthullen we de ware impact van deze 'verborgen' vergaderingskosten en bieden we een stapsgewijs plan om een kostencalculator te maken. Zo kun je de efficiëntie van jouw team optimaliseren en ervoor zorgen dat tijd alleen wordt besteed aan vergaderingen die echt waarde toevoegen.

PS: eerlijk is eerlijk, we hebben het warm water niet uitgevonden. Dit is gebaseerd op een use case die we ook online hebben gevonden op website van Make.com zelf. Maar we hebben nog een paar aandachtspunten toegevoegd zoals een e-mail notificatie in plaats van via Slack. (niet iedereen gebruikt Slack). 

Oplossing: de kosten van vergaderingen automatisch berekenen

De kosten-tracker voor vergaderingen die we in deze tutorial bouwen, werkt op een vrij eenvoudige manier:

• Eerst wordt een lijst met vergaderingen voor die dag opgehaald uit je Google Agenda.
• Daarna berekent het de kosten van elke vergadering die jij organiseert.
• Tot slot stuurt het je een Slack-bericht met een lijst van deze vergaderingen en hun respectievelijke kosten.

Als bonus bevat het Slack-bericht ook koppelingen voor het annuleren van vergaderingen, voor het geval je besluit dat de kosten te hoog zijn en dat een e-mail efficiënter zou zijn.

Hier zie je hoe het Slack-bericht dat door de tracker wordt gegenereerd eruit ziet:

Wat heb je hiervoor nodig om dit te maken:

• Google agenda
• Slack account
• Make.com account

Stap 1: Maak een nieuw scenario in Make.com en koppel je Google agenda

Stel je voor dat je met een paar klikken inzicht krijgt in al je geplande vergaderingen. Klinkt dat niet als muziek in de oren? Met Make is dit binnen handbereik! Volg dit eenvoudige stappenplan en krijg grip op je vergaderagenda.

1. Start Je Avontuur met Make: Creëer een gloednieuw scenario in Make. Zoek vervolgens naar de module 'Google Calendar > Search Events' en voeg deze toe aan je scenario.
2. Synchroniseer met Google: Koppel deze module aan je vertrouwde Google-account. Een naadloze integratie staat voor je klaar!
3. Duik in Je Agenda Details:
4. Agenda-ID: Kies de specifieke agenda waar al je belangrijke vergaderingen staan.
5. Begindatum: Gebruik de code {{formatDate(now; "DD.MM.YYYY")}}. Hiermee zorg je ervoor dat je start met de huidige dag. Handig, toch?
6. Einddatum: Met {{formatDate(addDays(now; 1); "DD.MM.YYYY")}} kijk je alvast een dagje vooruit. Zo mis je niets!
7. Afzonderlijke Gebeurtenissen: Zet dit op 'Ja'. Hierdoor krijg je een helder overzicht van elke individuele vergadering, zelfs als ze regelmatig terugkeren.
8. Limiet: Bepaal hoeveel vergaderingen je in één oogopslag wilt zien. Een tip: kies een getal als "20", zodat je altijd een ruim overzicht hebt, zelfs op die superdrukke dagen.

Stap 2: Voeg de module Tools toe om de vergaderinformatie in te stellen

Optimaliseer Je Vergaderingskosten: Wat Je Tracker Moet Weten

Wil je de echte kosten van je vergaderingen ontrafelen? Dan moet je tracker gewapend zijn met de juiste informatie. Hier is wat je nodig hebt:

1. Vergaderingsduur: Hoe lang duren je vergaderingen? Dit is cruciaal. Denk in uren.
2. Jouw E-mailadres: Dit is de sleutel! De tracker gebruikt dit om te bepalen of jij de organisator van de vergadering bent of dat het iemand anders was.
3. Uurtarief van Deelnemers: Wat is de waarde van de tijd van elke deelnemer? Voor het gemak gaan we ervan uit dat iedereen hetzelfde uurtarief heeft.

Tip: Een gemiddeld uurtarief is handig. Het voorkomt dat collega's hun uurtarieven met elkaar vergelijken, wat soms tot ongemakkelijke situaties kan leiden.

Laten We Aan de Slag Gaan!

Voeg de module 'Extra > Meerdere variabelen instellen' toe aan je scenario. Dit is waar de magie gebeurt.

• Stap 1: Klik op 'Item toevoegen' en duik in de details.
• Stap 2: Gebruik "duration" als je variabele naam. Voor de waarde? Gebruik deze slimme formule: {{(1.end - 1.start) / 3600000}}. Hiermee bereken je snel de duur van je vergadering. En maak je geen zorgen over de milliseconden; de formule zet ze netjes om in uren.

Bekijk de onderstaande afbeelding om te zien hoe het eruit moet zien.

‍

‍

‍

‍

Tips & Tricks voor het Instellen van Je Variabelen in Make

Een Kleine Waarschuwing: Als je een doe-het-zelver bent en graag zelf je variabele waarden intypt, let dan op! Make heeft zijn eigen unieke manier van rekenen. Gebruik de speciale haakjesfunctie en wiskundige operatoren van Make. Gewoon (, ), -, of / intikken met je toetsenbord? Dat gaat niet werken!

Laten We Wat Variabelen Toevoegen!

1. Uurtarief: Klik op 'Item toevoegen' en voer "uurtarief" in als de variabele naam. Wat betreft de waarde? Simpel. Typ je uurtarief als een puur getal, zonder dollartekens of eurosymbolen. Dus, als je $70 per uur verdient, vul dan gewoon "70" in.
2. Jouw E-mail: Nog een keer klikken op 'Item toevoegen'. Deze keer voer je "myemail" in als de variabele naam en typ je jouw e-mailadres in het waardeveld.

Benieuwd hoe het eruit moet zien? Neem een kijkje naar de onderstaande afbeelding voor een perfect voorbeeld.

‍

‍

Stap 3: Voeg een tweede module toolstoe om de kosten van elke vergadering te berekenen

Bereken de Kosten van Elke Vergadering als een Pro

Het moment is aangebroken om de echte kosten van je vergaderingen te onthullen. Met een slimme variabele in Make kun je dit in een handomdraai doen.

1. Voeg de Magische Module Toe: Ga naar 'Extra' en kies voor 'Variabele instellen'. Dit wordt de plek waar de berekening plaatsvindt.
2. Geef het een Naam: Bij 'Variabele naam', typ je "kosten". Dit labelt de uitkomst van onze berekening.
3. De Formule: Nu het spannende deel! Voor 'Variabele waarde', gebruik je de volgende formule: {{formatNumber(length(1.attendees) * 4.meetingDuration * 4.hourlyRate; 2; "."; ",")}}. Dit lijkt misschien ingewikkeld, maar deze formule doet al het zware werk voor je, door het aantal deelnemers te vermenigvuldigen met de duur van de vergadering en het uurtarief.

‍

‍

De Magie Achter de 'Kosten' Variabele: Hoe Het Werkt

Stap in de wereld van automatische berekeningen met onze 'kosten' variabele. Hier is hoe deze slimme tool te werk gaat:

1. Deelnemers Tellen: Allereerst neemt het een snelle inventarisatie en telt het hoeveel mensen er daadwerkelijk aan die vergadering deelnemen.
2. Snelle Wiskunde: Vervolgens neemt het dit aantal en vermenigvuldigt het met zowel de duur van de vergadering als het uurtarief van elke deelnemer. Het resultaat? De totale kosten van die vergadering.
3. Finishing Touch: En voor die professionele touch, wordt het totaal netjes afgerond op twee decimalen.

Heb je alles ingesteld en ben je tevreden met de configuratie? Geweldig! Klik op 'OK' en je bent klaar om door te gaan naar het volgende avontuur in je Make scenario.

‍

‍

‍

‍

Stap 4: Laat de tracker vergaderkosten berekenen voor alleen de vergaderingen die je hebt georganiseerd

Verfijn Je Kostencalculator: Focus op Vergaderingen Die Jij Organiseert

Hoewel onze huidige kostencalculator een geweldig overzicht geeft van alle vergaderingen die we bijwonen, willen we een stap verder gaan. Immers, we hebben alleen de macht om de vergaderingen te annuleren die we zelf hebben gepland. Dus, laten we onze tracker wat slimmer maken!

1. Navigeer naar de Instellingen: Tussen de twee 'Extra' modules vind je een handig moersleutelpictogram. Klik erop en kies voor 'Een filter instellen'.
2. Geef Je Filter een Naam: Iets beschrijvends is perfect, zoals "Doorgaan voor alleen vergaderingen die we hebben georganiseerd". Dit helpt je later als je ooit aanpassingen moet maken.
3. Stel Je Filter In:
4. Kies het 'Organizer: E-mail' item uit je Google Agenda module en koppel dit aan de eerste operator.
5. Verander de voorwaarde naar 'Booleaanse operatoren > Gelijk aan'.
6. Tot slot, koppel de variabele "myemail" (die je eerder hebt ingesteld) aan de tweede operator.

Benieuwd hoe het er perfect uit moet zien? Bekijk de onderstaande afbeelding voor een visuele handleiding.

‍

‍

‍

Hoe Onze Kosten-Tracker Slim Selecteert: De Kracht van Filtering

Onze kosten-tracker is niet zomaar een tool; het is een intelligente assistent die precies weet waar hij op moet letten. Hier is hoe het werkt:

1. De E-mail Check: Wanneer een vergadering opduikt, kijkt de tracker eerst naar het e-mailadres van de organisator. Komt dit overeen met het jouwe?
2. Match? Actie!: Als er een match is, gaat de tracker aan de slag en berekent nauwkeurig de kosten van die specifieke vergadering.
3. Geen Match? Geen Probleem: Als het e-mailadres echter niet overeenkomt, zegt de tracker simpelweg: "Deze is niet voor mij!" en gaat verder, die vergadering negerend.

‍

‍

‍

‍

‍

Stap 5: De lijst met vergaderingen en hun respectievelijke kosten samenstellen

Transformeer Je Vergaderingskosten naar een Overzichtelijke Lijst

Nu je kostencalculator alle ins en outs van je vergaderingen kent, is het tijd om deze gegevens te organiseren in een strak overzicht. Volg deze stappen om een heldere lijst te creëren:

1. Voeg de Tekst Aggregator Toe: Ga naar 'Tools' en selecteer 'Text aggregator'. Dit wordt de plek waar al je vergaderingsinformatie samenkomt.
2. Duik in de Geavanceerde Instellingen: Zie je die schakelaar 'Geavanceerde instellingen weergeven'? Zet hem aan! Hier ontvouwt zich de magie.
3. Stel Je Aggregator In:
4. Bronmodule: Kies 'Google Calendar - Search Events [1]'. Hier haalt de aggregator alle nodige informatie vandaan.
5. Rijscheidingsteken: Selecteer 'Nieuwe rij'. Zo krijgt elke vergadering zijn eigen plekje in de lijst.
6. Stop bij Geen Vergaderingen: Als je een rustige dag hebt zonder geplande vergaderingen, zorg dan dat 'Stop verwerking na een lege aggregatie' op 'Ja' staat. Je tracker neemt dan even pauze.
7. Tekstformaat: Voeg de volgende tekst toe: {{1.summary}}: ${{3.cost}} | <{1.htmlLink}}|Deze vergadering annuleren>. Hiermee creëer je een overzichtelijke regel voor elke vergadering, compleet met kosten en een handige annuleringslink.

Tip: Gebruik je Slack? Dan zit je goed met de bovenstaande tekstformat. Maar als je een andere app gebruikt, pas dan de opmaak aan zodat het er piekfijn uitziet in jouw favoriete berichtenapp.

‍

‍

‍

‍

‍

Stap 6: Stuur de lijst met vergaderingen naar jezelf via Slack

Ontvang een Overzicht van Je Vergaderingskosten Direct in Je Inbox

Wil je elke ochtend wakker worden met een helder overzicht van je geplande vergaderingen en hun kosten? Met Make en Slack (of je favoriete teamberichten-app) is dat een fluitje van een cent. Volg deze stappen:

1. Integratie met Slack: Voeg eerst de module 'Slack > Bericht maken' toe. Koppel deze aan je Slack-account. (Tip: Gebruik je een andere app? Vervang Slack gewoon door jouw voorkeursapp.)
2. Kies Je Kanaal: Bepaal in welk Slack-kanaal je deze waardevolle updates wilt ontvangen.
3. Berichtinhoud: In het tekstveld bepaal je de inhoud van je bericht. Zorg ervoor dat je het item "tekst" van de tekstaggregator opneemt, zodat je een nette lijst van je vergaderingen in het bericht krijgt.
4. Fijne Afstelling: Activeer 'Geavanceerde instellingen weergeven'. Zet 'Ontspringen primair op tekst gebaseerde inhoud' op 'Nee'. Hiermee voorkom je dat er voor elke vergaderlink een voorvertoning verschijnt.

Extra flair: Pas in de geavanceerde instellingen het emoji-pictogram en de gebruikersnaam van je bericht aan voor een persoonlijke touch.

5. Afronden: Klik op 'OK' en bewonder je werk. Je scenario is klaar voor actie!

Probeer het Uit: Klik op 'Eenmaal uitvoeren' linksonder. Krijg je een Slack-bericht met je vergaderingen en hun kosten? Perfect! Stel nu je scenario in om elke ochtend te draaien en je bent klaar voor een efficiëntere werkdag.

‍

‍

Time is money

Elke Minuut in een Vergadering is Waardevol: Laat Elke Seconde Tellen!

Stel je voor: je zit in een vergadering en de klok tikt door. Heb je je ooit afgevraagd wat elke tik van die klok in euro's betekent? Met onze kostencalculator voor vergaderingen hoef je niet langer te gissen.

Inzicht, Geen Schrik: Het doel van deze tool is niet om je te overweldigen met cijfers, maar om je een helder inzicht te geven. Wanneer je de werkelijke kosten van een vergadering kent, kun je weloverwogen beslissingen nemen. Is die tweeuur durende vergadering echt nodig, of kan het worden samengevat in een e-mail?

Waardering Alom: Stel je voor dat je een vergadering omzet in een e-mail en je teamleden een uur van hun dag teruggeeft. Ze zullen je dankbaar zijn! En aan de andere kant, als je het bedrijf geld bespaart door efficiënter te werken, zullen je leidinggevenden je inzet zeker waarderen.

De Kracht van Automatisering: Dit is de magie van onze geautomatiseerde kostencalculator voor vergaderingen. Het geeft je de kennis en de kracht om slimmere keuzes te maken.

Begin Vandaag Nog: Registreer voor je Make account en ontdek hoe je je organisatie kunt stroomlijnen, zodat je je kunt concentreren op wat echt belangrijk is.

Met de juiste tools en inzichten kun je de efficiëntie van je organisatie naar een hoger niveau tillen. Laat elke vergadering tellen!

‍

‍

‍

‍